为规范厦门市红十字基金会项目管理，确保项目工作的效率及一致性，提高项目质量，更好地实现使命和战略，根据《中华人民共和国捐赠法》、《基金会管理条例》，结合本基金会的实际情况，制定本制度。
一、项目管理结构
（一）项目管理结构有助于战略目标的实现，与工作策略保持一致，并围绕公益计划展开；
（二）项目管理常规流程可按周期分为几个阶段：
战略规划和工作策略的形成→公益计划设计和审批→具体项目的设计和立项审批→资金拨付→项目实施与监测→项目完成。
二、公益计划的设计和审批
（一）公益计划需要涵盖的内容：反映的战略规划、解决的问题、目的和目标、工作策略、受益群体、传播方案、筹资方案、可复制性、可持续性、预算或概算、计划时间等信息。
（二）公益计划一般由秘书长负责发起，提交公益计划审核小组审议。公益计划审议小组由理事长、副理事长、秘书长、监事长及其他相关人员组成。
（三）经调研提出的某些社会问题的解决方案，如因各种原因不能纳入现有的公益计划，但因其具备创新性、可复制性和可持续性，具备升级为公益计划的可能性，可作为试点项目进行设计和执行，但需要在描述时对于试点项目和未来的规划进行说明。试点项目的审批程序参考项目立项流程。
（四）如果公益计划在时间、内容、用途、预算或概算等方面存实质性的变更，须再次按照公益计划的审批流程进行审批。
三、具体项目的设计和审批
（一）具体项目可以由本会发起和设计，也可由项目合作机构发起和设计，或者双方共同发起和设计。除项目活动外，具体项目可以包含传播和筹资等支持性活动。
（二）具体项目的周期一般不超过2年。
（三）项目计划书是描述项目内容、项目目标、项目策略、项目活动、项目产出和项目预算等管理要素的主要文件。项目计划书可以由本会或者合作机构完成。
（四）项目的审核与批准
1.秘书长对合作机构提交的项目计划书进行审核和筛选，与潜在合作机构进行沟通、协商，并辅导潜在合作机构对项目计划书进行修改。秘书长有责任指导合作机构按本会项目资金预算管理规范制定项目预算；
2.该项目负责人需将立项资料提前2个工作日递交给秘书长审核，秘书长审核后向理事长提交意见，理事长在此基础之上进行审批。
3.财务需在立项审批中发表财务审核意见。财务立项审核的重点主要为项目预算是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务管理制度以及是否存在计算错误等。项目负责人首先有责任审核合作机构制定的预算并保证其合理性和适当性。
4.紧急救灾项目立项流程可以按照简化流程进行，即由紧急救灾项目人员负责准备《项目建议书》和《项目立项审批表》，经负责人审核后，直接报秘书长审批，之后由秘书长报理事长会议审议。
四、项目拨款
（一）按项目实际进展情况，分批向受资助机构拨付项目资金。一般情况下，应当根据项目资金规模和合作机构规模，保留项目预算总额的5%-20%作为质量保证金，在项目结束后，由本会进行验收合格后方可予以支付。
（二）项目负责人按照项目资助协议约定的拨款时间，在符合拨款条件的前提下，填写付款申请单并跟踪付款流程。
（三）付款流程和授权为：拨付资金由财务审核，副理事长、理事长签字审批，然后交财务付款。
（四）财务收到完整付款审批材料后方可安排付款。完成审批后的付款处理时间一般不超过3个工作日，紧急救灾项目付款一般不超过2个工作日。
（五）项目负责人有责任督促接受款项的合作机构在汇款到账后的20个工作日内须提供合规合法票据。
五、项目执行、监测与评估
（一）项目批准后，由合作机构或者本会的项目负责人负责执行。合作机构实施的项目，由合作机构和本会共同进行监测；本会独立执行的项目，由该项目的负责人进行项目监测。
（二）项目的调整和变更
1.如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整，而导致项目目标，活动和其他内容发生重大变化，需报厦门红基会审核批准。
2.如项目时间发生变更，由理事长会议审批是否中止或变更项目。
六、项目完成
（一）项目实施完成后，该项目的负责人应当在对项目的评估和总结基础之上，制定《项目总结报告》，提交理事长会议审核；财务应当对《项目总结报告》的财务部分进行审核，后交秘书处存档。
（二）项目完成之后，项目的负责人和财务共同对项目资金进行清算，并完成《项目财务总结报告》，与《项目总结报告》同时归档。
七、项目非正常中止处理
（一）如果出现以下情况，将考虑单方面中止项目的执行：
1.合作机构未能根据按照项目计划书实施项目的;
2.合作机构未根据项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的;
3.合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得本会同意擅自发生重大变更的;
4.合作机构获得其他方对项目的资助而不告知本会的;
5.合作机构提交虚假内容的项目报告;
6.合作机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;
7.合作机构拒绝配合财务审计;
8.合作机构项目活动质量异常低下，在组织的检查、审计中暴露了项目的较重大问题的;
9.合作机构未能提供配套资金或人力资源;
10.其他使项目不能实施的外在因素。
（二）如秘书长在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，基金会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。
（三）对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，厦门红基会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。
八、附则
本制度解释权归基金会，自理事会通过后施行。